Rectorat de l'Académie de Limoges


3) Mise en oeuvre de la salle de visioconférence du Rectorat

Infos complémentaires

30 - Usage salle de visioconférence
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Copie de Fiche preparation visioconference
-- Excel - 38 ko


3.1 Salle de visioconférence (site Chénieux)

Illust : Salle visio Rectorat, 61.3 ko, 250x167

Vous souhaitez organiser une visioconférence avec un ou plusieurs partenaires, et utiliser la salle visioconférence du rectorat.

Pour réussir une visioconférence cela se prépare.

Pour cela, vous devez impérativement suivre les procédures et recommandations suivantes :

3.1.1- Réservation de la salle visioconférence

La réservation de la salle s’effectue selon les modalités en vigueur pour l’ensemble des ressources partagées du rectorat (salles, PC, vidéo projecteurs, véhicules de service, …).

Tout d’abord, vous devez regarder la disponibilité de la salle en ligne sur l’outil de réservation GRR. Ensuite, vous effectuez une pré-réservation de la salle et attendez validation de votre demande par un responsable de ressources.

Précisions : pré-réservez précisément le créneau horaire. Ne pas bloquer la salle de 14H à 17H ou la journée entière pour une visio de 1H ou 2H maxi. En visioconférence, l’heure de début et l’heure de fin doivent être très précises. L’heure de début est importante car il faut prévoir 15 mn avant afin de valider et faire la mise en œuvre. L’heure de fin est aussi importante car vous devrez, en tant que responsable référencé de la visioconférence, libérer la salle à la DSI (pochette contenant les clés et consignes de la salle de visioconférence, …).

3.1.2- Préparation de la visioconférence

En tant que responsable de la visioconférence, vous êtes le correspondant de la DSI pour sa mise en œuvre sur le plan organisationnel et fonctionnel. Vous seul, avec vos partenaires, avez connaissance des modalités de la visioconférence à organiser (sites concernés, mode de fonctionnement, …).

A ce titre, vous devez télécharger la fiche technique "Préparation de la visioconférence", la compléter et la transmettre dans les meilleurs délais à la DSI par voie électronique à l’adresse : visioconf@ac-limoges.fr Cette fiche vous permettra de donner les caractéristiques précises de la visioconférence à organiser et l’ensemble des sites concernés.

Elle fera office de confirmation de la visioconférence. Pour la compléter, n’hésitez pas à la transmettre à vos partenaires concernés par la visioconférence. Cette fiche doit être transmise impérativement 5 jours ouvrables avant la visioconférence à la DSI. La DSI pourra effectuer les vérifications techniques indispensables et en particulier pour les sites inconnus (1ère visio).

Cas particulier de l’utilisation d’un PC portable :

Durant la visioconférence, vous souhaitez projeter des documents (présentation, …). Deux cas de figure se présentent.

Rappel : La salle de visioconférence n’est plus équipée d’un ordinateur portable. Vous devez impérativement utiliser les solutions présentées ci-dessous.

3.1.2.1 – Utilisation de votre portable personnel :

Vous êtes doté d’un ordinateur portable personnel. Il est de votre responsabilité de vous assurer que les documents concernés pourront être présentés à partir de celui-ci (logiciels installés). En revanche, il convient de s’assurer que votre ordinateur est compatible avec le système mis en œuvre en salle visioconférence. Pour cela, il conviendra de venir avec votre portable à la DSI pour valider votre matériel (1ère fois). Vous devez prévoir ce contrôle 5 jours ouvrables avant la visioconférence.

3.1.2.2 – Utilisation d’un portable de prêt DSI :

En même temps que la réservation de la salle de visioconférence (cf. § 2), vous devez faire la réservation d’un portable de prêt selon les modalités habituelles. Les portables de prêt de la DSI sont compatibles avec la salle de visioconférence.

En revanche, pour un maximum de sécurité, il est recommandé d’envoyer vos présentations à l’adresse visioconf@ac-limoges.fr pour validation et installation éventuelle.

3.1.3- Fiche descriptive de notre installation

Pour toute communication avec un partenaire pour une visioconférence, une fiche technique descriptive de notre installation est à votre disposition. Vous pourrez la télécharger et la communiquer à vos interlocuteurs.

3.1.4 Vidéoprojection

Depuis le début de l’année 2017, la salle de visioconférence est équipée d’un système de vidéoprojection fixe comme toutes les autres salles de réunion. De ce fait, vous n’avez plus besoin, dans cette salle d’un équipement de vidéoprojection mobile.

3.1.5- Gestion de la salle visioconférence

3.1.5.1 – Remise/restitution de la clé salle :

Pour des raisons de sécurité, la salle de visioconférence est fermée et est soumise à une procédure de mise à disposition.

Pour disposer de la salle de visioconférence, il faut impérativement réserver la salle via l’application GRR :

http://intranet.ac-limoges.fr/reservation

Pour récupérer les clés de la salle de visioconférence, il faut vous rendre au bureau CAT2 niveau -1 aux horaires suivant : 8h00 - 12h30 et 13h30 - 17h30.

Une pochette vous sera remise contenant les clés de la salle et une fiche de consignes.

Votre signature est exigée lors de l’emprunt de la pochette et lors de sa restitution.

Veillez à respecter chaque étape de la procédure car en cas de non respect, la DSI ne pourra pas vous permettre de réaliser votre visioconférence.

3.1.5.2 – Respect des lieux :

La salle de visioconférence a fait l’objet d’un investissement important tant sur le plan matériel qu’au niveau de son aménagement (sol, murs, plafond, éclairage, mobiliers). Cet outil de travail doit être respecté et préservé par tous. Le responsable de la visioconférence est entièrement responsable des lieux dans le créneau horaire qui le concerne. Il a le devoir d’informer les participants de l’ensemble des consignes et précautions d’usage.
La consommation de boissons (café, …) et la restauration seront effectuées impérativement à l’extérieur de la salle visioconférence (cafétéria à proximité) afin de préserver la propreté des lieux.

3.1.6- Annulation d’une visioconférence

Une visioconférence annulée doit être impérativement signalée par le responsable de la visioconférence le plus tôt possible en annulant directement sa réservation sur l’outil de réservation (GRR).

                                                                                                                                                       

Vos interlocuteurs


Information mise en ligne le 23 février 2017 , revue le 13 septembre 2017 par DSI. Si vous constatez une erreur ou une omission, contactez cet auteur directement : ce.dsi@ac-limoges.fr.


Rectorat de l’académie de Limoges - 13 rue François Chénieux CS 23124 87031 Limoges cedex 1 - tél : 05 55 11 40 40 - fax : 05 55 11 43 02